Alltför många VD’ar arbetar nästan 24/7 för att deras företag ska kunna behålla styrfarten, så mycket att man inte kan ta sig tid att långsiktigt utveckla sitt företag. 

En stor del av de VD’ar som vi träffar upplever att de är stressade och har tidsbrist och blir som en konsekvens därför HÄNDELSESTYRDA. Detta fenomen uppstår ofta när VD inte har planerat sin verksamhet, eller hinner genomföra det som är planerat. Istället för att arbeta med en tidshorisont på en månad, ett år eller längre så har den HÄNDELSESTYRDA ofta en tidshorisont på kanske någon timme eller mindre. Tacka för att man i den situationen upplever att man har tidsbrist och är stressad.

Vad innebär det att vara HÄNDELSESTYRD? En enkel förklaring är att något/någon annan än du själv styr över vad som måste göras. Ett tydligt symtom på detta är när telefonen ringer i ett och någon har krav eller önskemål på att du måste göra någonting omedelbart, helst igår. Det är ofta en kund som inte har fått sin leverans, en leverantör som inte har fått betalt eller en anställd som ringer sig sjuk. Orsakerna är många. Dessa samtal spräcker omedelbart din dagsplanering och du kommer efter. Känns det igen?

I många företag så är upp emot 10% av de anställda frånvarande varje dag. De är sjuka, vabbar, hos läkaren, på semester. Antag att du har ett behov av 20 medarbetare och budgeterat för detta. Alla dina kalkyler och offerter är baserat på det. Om 10% en morgon rapporterar in sin frånvaro har du en resursbrist om 2 personer. Du måste göra någonting omedelbart, HÄNDELSESTYRD. Ofta hoppar då VD in och täcker upp för 50% av förlorad resurs.  Den andra halvan kan kanske täckas upp via en underleverantör eller en resurs från ett personaluthyrningsföretag. Du hinner inte med att göra det du planerat för den dagen. Istället lägger du tid på att täcka upp resursbrister vilket medför att offerterna inte skickas i tid, fakturorna ställs inte ut i tid, utvecklingssamtalet ställs in, beställningar skickas inte……, listan kan göras lång. Du har säkert varit där.  Vad kan konsekvenserna bli för företaget i detta vanligt förekommande exempel?

• Beställningarna sinar då offerter inte skickas i tid => Företaget hamnar på ett sluttande plan.
• Det blir brist i kassan om fakturorna inte skickas snabbt=> Betalningsproblem.
• Budgeten/Kalkylerna håller inte då kostnaderna ökar med underleverantörer / inhyrd personal=> Lönsamhetsproblem.
• Det blir brist på komponenter om beställningar inte skickas=> Produktionen stannar.
• Leverantörerna blir missnöjda om de inte får betalt i tid=> Prishöjningar/förskottsbetalning?
• Personalen blir missnöjd om inplanerade möten ställs in med kort varsel=> Folk slutar

Att vara händelsestyrd härleds ofta till brist på planering. Forskning visar att företag som arbetar med kort och långsiktig planering är väsentligt mycket mer lönsamma än icke planerande (händelsestyrda) förtag. VD-Stödet har erfarenhet från att planera verksamheter och kan hjälpa till att kontinuerligt minska på de händelsestyrda aktiviteterna.

stefan.erlandsson@vdstodet.se