- Praktiska råd som fungerar

Så ordnar du en lyckad konferens – undvik fallgroparna

Ledarskap | 2018-04-25

Konferensen är planerad in i minsta detalj. Men trots att du checkat av allt, finns det fallgropar! Fallgropar som du som chef bör och kan hantera genom tydlighet, planering och att involvera medarbetarna innan konferensen.

Dålig planering

Fälla: Vissa medarbetare (och chefer) ser konferensen som ett trevligt avbrott i det dagliga jobbet, som rekreation och vila eller belöning för väl utfört arbete, även om man måste genomlida en massa trista anföranden och hurtiga gruppövningar innan festen börjar.

… och så undviker du den:

Var tydlig med syftet och spelregler under konferensen! Gör upp med den förlegade attityden att konferenser är rekreation och belöning! Konferenser är ett led i ert arbete där ni tillsammans fördjupar er i en specifik fråga som är viktig för verksamheten. Målet är att den ska leda till ett bättre resultat.

Tiden räcker inte

Fälla: Du vill att konferensen ska vara supereffektiv och har lagt upp ett ambitiöst program. När ni nu för en gångs skull är samlade vill du utnyttja tiden maximalt. Det finns inte en minut över och programmet spricker redan första dagen ... 

… och så undviker du den:

Lägg in mer luft i schemat, rejäla pauser då ni kan mingla och fortsätta diskussionen. Korvstoppning skapar inte engagemang och är inte effektivt! Det som sägs utanför konferenslokalerna är nog så viktigt, det är där ni kan bolla frågor med varandra. Lämna gärna med en fråga som ska diskuteras i pausen och låt sedan några redovisa vad som sades.

Gängen håller ihop

Fälla: De som brukar hålla ihop på jobbet gör det under konferensen också. Får de chansen väljer de att göra grupparbete, fika, och så vidare tillsammans. Starka grupper släpper inte alls in andra, risken är att vissa hamnar helt utanför och inte känner någon gemenskap och glädje.

… och så undviker du den:

Undvik biosittning. Välj i stället att sitta vid runda små bord där varje bord utgör en grupp. Dela in grupperna i förväg, till exempel med olikfärgade namnlappar där de »gula« sitter vid ett bord, och så vidare. Blanda gärna olika yrkesgrupper eller enheter. Det skapar mer dynamik i hela konferensen.

Smitarna

Fälla: Det är alltid några medarbetare (och chefer) som anser att just deras arbete är så speciellt och viktigt att de kan smita från konferensen för att prata i mobilen eller skicka mejl. Särskilt grupparbeten verkar dessa notoriska smitare betrakta som ytterst frivilliga övningar.

… och så undviker du den:

Detta är en chefs- och kulturfråga! Hänsyn och respekt för ert gemensamma uppdrag, andras arbete och tid är en självklar spelregel. Gör klart att alla förväntas bidra på lika villkor och efter bästa förmåga för att konferensen ska ge maximalt utbyte. Säg till i förväg att medarbetare som av någon anledning anser att de behöver avvika från någon punkt ska ange skälet och få det godkänt av sin chef.

Dagen efter - syndromet

Fälla: Om konferensen omfattar övernattning finns det alltid en risk att vissa deltagare tittar för djupt i glaset – och missar nästa dags frukost och förmiddagsaktiviteter, eller helt enkelt somnar under en föredragning.

… och så undviker du den:

Var återhållsam med alkohol. Ett glas vin till middagen är okej, men öppen bar är absolut ingenting att rekommendera, lägg pengarna på kunskap och upplevelse i stället. Man kan ha roligt utan alkohol – det ger ännu tydligare signal om att detta är jobb, inte rekreation.

Bristande engagemang

Fälla: Du ensam håller i varenda tåt och har planerat allt in i minsta detalj. Med resultatet att du får oengagerade konferensdeltagare som väntar på att bli satta i arbete eller underhållas. Vissa kanske inte deltar alls, utan intar rollen som betraktare. Som om de inte riktigt hör dit eller behöver engagera sig och ser inte kopplingen till arbetet.  

… och så undviker du den:

Skapa delaktighet genom att utse olika projektgrupper som håller i delar av konferensen och i era sociala aktiviteter. Även här handlar det om företagskultur och att vara tydlig som chef. Samma spelregler gäller för alla; delta och bidra efter bästa förmåga!

 

agneta.nyberg@vdstodet.se

 

Share
Generationsskifte ll Strategi | 2020-10-28
Vad är kundvård och vem är kunden? Sälj & Marknad | 2020-10-28
MAN VET INTE - VAD MAN INTE VET! Strategi | 2020-10-28
Mogen för ett generationsskifte? Strategi | 2020-09-18
Vet du varför dina medarbetare går till jobbet varje morgon? Ledarskap | 2020-09-18
VD-stödet i Sverige AB Karlavägen 18
114 31 Stockholm 08 - 627 00 10 info@vdstodet.se
Copyright © 2020