- Praktiska råd som fungerar

Göra kalkyl i efterhand – varför då?

Ekonomi & Finans | 2017-06-12

Arbetet innan offert lämnas

Innan offert lämnas har stor tid lagts på att beräkna kostnader som personal, material, tidsåtgång och administrativa kostnader. Utifrån kostnadskalkylen sätter man det absolut lägsta pris företaget vid förhandling kan acceptera innan man säger nej tack till affären. 

När offerten accepterats och produkten eller tjänsten levererats

Vår erfarenhet är att få återvinner den kunskap som redan finns i bolagen när en ny offert ska skrivas. Skälet till det är att det inte finns en systematisk rutin att upprätta en efterkalkyl.

En efterkalkyl har egentligen två syften.

  1. Att kolla om förkalkylen som låg till grund för offerten verkligen stämde. Var personalåtgången så stor som beräknats, behövde fler maskiner eller verktyg köpas in, höll tidsplanen, påverkade några omvärldsfaktorer oss så att kalkylen inte höll? 
  2. Att ge en bra grund för framtida kalkylarbete. 

 

En riktigt genomförd efterkalkyl inkluderar alla direkta kostnader som har påverkat affären. Indirekta kostnader beräknas bäst via nyckeltal. I jämförelse med förkalkylen visar den var i beräkningsunderlaget för offerten som avvikelser finns. 

Det är viktigt att förstå både när felet var positivt eller negativt. Även om utfallet på totalen blev i linje med det som förväntades så kanske det berodde på ”tur”. Efterkalkylen ger en bra möjlighet att förstå och på ett enklare sätt nyttja sina kunskaper när det är dags för nästa offert. Bolaget vet bättre var riskerna finns och möjligheter uppstår.

Hur börjar man?

Redan när förkalkylen görs så är det viktigt att vara noggrann med att specificera vilka poster som ingår och hur de har beräknats. Detaljbehovet ska naturligtvis ställas mot arbetsåtgången men ett mer detaljerat förarbete ger mindre utrymme för överraskningar och gör efterkalkylerandet enklare.

När leverans har skett, gå igenom förkalkylen och jämför med det faktiska utfallet. Var ärlig med dig själv och ta med alla direkt hänförbara kostnader som faktiskt påverkat.

Efterkalkylen ska vara ett hjälpmedel att få bolaget mer lönsamt. För många kan det innebära förändrat arbetsinnehåll och andra krav. Ibland kan det behövas hjälp utifrån för att få rutiner och förändringar på plats. Låt inte det hindra från att använda efterkalkylen i kombination med nyckeltal som bra redskap för att öka bolagets vinst.

 

Share
Löne- och ekonomiadministratör Platsanonser | 2020-07-09
Tar man bort den stora svampen växer de små upp Ledarskap | 2020-06-23
Plötsligt händer det…. Strategi | 2020-06-23
Vad behöver du veta för att ratta din bil? Ekonomi & Finans | 2020-06-23
Agilt tänk Ledarskap | 2020-05-27
VD-stödet i Sverige AB Karlavägen 18
114 31 Stockholm 08 - 627 00 10 info@vdstodet.se
Copyright © 2020